Willkommensbücher für Ferienunterkünfte
Wie man ein Willkommensbuch für die Ferienunterkunft erstellt
Juli 2024
Die Begrüßung der Gäste ist ein Unterscheidungsmerkmal für Professionalität, Genauigkeit und Qualität. Ein Willkommensbuch oder „Welcome-Book” bereitzustellen, das den Gästen nützliche Informationen bietet, ist unerlässlich.
In der Ferienhausbranche ist es wichtig, auf jedes Detail zu achten und einen positiven ersten Eindruck bei den Gästen zu hinterlassen. In diesem Artikel werden wir herausfinden, was ein Willkommensbuch ist, welche Funktion es hat, welche grundlegenden Merkmale es hat und wie man im Allgemeinen ein solches Buch erstellt, das den Aufenthalt unserer Gäste in unserer Ferienwohnung angenehmer, einfacher und komfortabler macht.
Was ist ein Willkommensbuch für eine Ferienunterkunft?
Lassen Sie uns mit dem Grundlegendsten beginnen: Wovon sprechen wir, wenn wir von einem Willkommensbuch sprechen? Nun, einfach gesagt, von einem kleinen Büchlein oder einem Heft, in dem die Gastgeber nützliche Informationen zur Unterbringung und zum Aufenthalt in der Ferienwohnung bereitstellen. Dieses Buch kann je nach Gastgeber sehr unterschiedlich sein und unterschiedliche Ziele verfolgen. Aber normalerweise enthält es Informationen aus erster Hand über die Ferienunterkunft, Anweisungen zu den wichtigsten Haushaltsgeräten im Haus sowie nützliche Informationen zu den Dienstleistungen in der Umgebung des Hauses und anderen touristischen Empfehlungen. Das Willkommensbuch hat sich bereits zu einem Klassiker der Ferienunterkünfte entwickelt und es ist durchaus empfehlenswert, seinen Gästen eines davon zur Verfügung zu stellen.
Kümmern Sie sich um das äußere und innere Erscheinungsbild des Willkommensbuchs
Vor allem ist es wichtig, einen Stil-Leitfaden festzulegen: einen Ton, eine Stimme, die gut zu der Art von Gästen passt, die sich in der Ferienimmobilie aufhalten. Welches Bild möchten wir vermitteln? Ein seriöses und geschäftsmäßiges oder ein eher lockeres Bild? Eine jugendliche Stimme oder vielleicht eine, die an ein älteres Publikum gerichtet ist? Vielleicht etwas, das alle Altersgruppen anspricht? In dieser Hinsicht sollte der Begrüßungsbrief mit unserer Unternehmensidentität übereinstimmen.
Beginnen wir damit, ein schönes Titelbild für das Willkommensbuch zu entwerfen und zu präsentieren: ein moderner, ansprechender erster visueller Eindruck wird helfen, einen guten Start zu haben. Ein professionelles und ansprechendes Foto des Ortes oder vielleicht der Aussicht des Hauses oder der Ferienwohnung wird unerlässlich sein. Wenn das Titelbild gut ist, können wir bereits dazu übergehen, den Inhalt des Willkommensbuchs zu erläutern. Darin sollten wir alle wichtigen Informationen zusammenstellen: vollständige Adresse, Kontaktnummer, E-Mail, Hausregeln, offizielle Notfallnummern usw.
Besonders wichtig zu integrieren sind nützliche Informationen zu allen Haushalts- und elektronischen Geräten im Haus. Mikrowelle, Backofen, Kühlschrank, Gefrierschrank, Fernseher, Internet, WLAN, Trockner, Waschmaschine – je genauer die Anweisungen sind, desto besser. Man sollte nicht davon ausgehen, dass die Gäste wissen, wie alles funktioniert, das könnte kontraproduktiv sein.
Die Bedeutung einer personalisierten Begrüßung
Die Gäste schätzen es sehr, wenn ihnen ein personalisiertes, aufmerksam gestaltetes und hilfreiches Gästeerlebnis geboten wird. Wenn wir beispielsweise eine Familie mit zwei Kindern beherbergen, werden sie es zu schätzen wissen, dass der Begrüßungsbrief im Plural verfasst ist, mit Hinweisen auf das Familienleben und interessante Tipps für einen Gruppenurlaub. Wenn die Gäste mit Haustieren kommen, ebenso. Informationen über hundefreundliche Orte, nahegelegene Hundetoiletten, Freizeitmöglichkeiten werden sicherlich geschätzt.
Wir sollten unseren Begrüßungsbrief als eine großartige Gelegenheit betrachten, uns vorzustellen und einen Kontakt herzustellen, der eine gute Kommunikation während des Aufenthalts ermöglicht. Hier sollte deutlich hervorkommen, dass wir den Gästen mit Fragen und Ratschlägen zur Verfügung stehen, wenn es notwendig ist. Vielleicht benötigen sie Empfehlungen für Restaurants, Bars oder kulturelle Sehenswürdigkeiten. Sie können Gästen ehrliche Ratschläge geben, wie diese das Beste aus dem Standort herausholen können. Und wenn wir ihnen auch Informationen über lokale Feste, Folklore, besondere Veranstaltungen und Messen der Stadt bieten, umso besser. Viele Gäste kommen in unsere Gegend, um eine authentische und traditionelle Erfahrung zu machen.
Übrigens: Begrüßungsbriefe und -bücher müssen ständig aktualisiert werden. Es ist weder professionell noch seriös, wenn ein Vorstellungsschreiben veraltete, ungenaue oder falsche Informationen enthält.
Klare und freundliche Regeln
Wir können das Willkommensbuch nutzen, um die Regeln des Zusammenlebens in der Unterkunft festzulegen. Die Richtlinien für die Ankunft und Abreise, ob in bestimmten Bereichen geraucht werden darf, die Nutzung der Gemeinschaftsräume, die Reinigung usw. Alles, was die Beziehung zu den Gästen betrifft, sollte klar und transparent angegeben werden. Wir empfehlen, die Richtlinien klar zu formulieren, mit Sätzen, die keine Interpretationen zulassen und die für alle gleichermaßen streng und verbindlich sind. Natürlich sollten sie stets höflich, taktvoll und professionell kommuniziert werden.
Zusätzliche Dienstleistungen, die den Aufenthalt bereichern
In der Begrüßungsmappe können wir, wenn wir es für angemessen halten, Informationen über zusätzliche Dienstleistungen aufnehmen, die mit dem Ferienhaus verbunden sind. Als Gastgeber können wir darin zusätzliche Dienstleistungen anbieten, je nach Möglichkeiten: geplante Ausflüge (wenn wir mit einem örtlichen Unternehmen zusammenarbeiten), Wäscheservice, lokale Reiseführer, Abendessen in Restaurants usw. Einige Eigentümer verfügen über ein umfangreiches Netzwerk von Partnern, das gegenseitige Vorteile bringt. Dies wird den Gästen helfen, ihren Aufenthalt zu verbessern und könnte Ihnen auch ein zusätzliches Einkommen bringen.
Andere Möglichkeiten, ein gutes Willkommensbuch zu erhalten
Wir haben bereits erklärt, wie Sie ein gutes Willkommensbuch erstellen können und es gibt einige Beispiele im Internet. Wenn Sie jedoch sicherstellen möchten, dass Sie ein makelloses Buch haben und glauben, nicht über die erforderlichen Fähigkeiten zu verfügen, um es zu erstellen, können Sie diese Aufgabe immer einem Kommunikations- und/oder Marketingspezialisten oder einfach einem Tourismusberatungen anvertrauen, der Ihnen bei der Entwicklung dieses Buches zur Begrüßung Ihrer Gäste behilflich sein kann. Die Auslagerung dieser Aufgabe stellt eine zu berücksichtigende Investition dar, wird Ihnen jedoch die Sicherheit einer guten Arbeit geben.
Zusammenfassend ist das Willkommensbuch ein Plus, das alle Gäste zu schätzen wissen, insbesondere wenn es Empfehlungen für lokale Sehenswürdigkeiten und interessante Informationen enthält. Das Ziel ist es, die Qualität des Aufenthalts und das Wohlbefinden der Mieter zu erhöhen, um sie langfristig zu binden und den Ruf als Gastgeber zu verbessern. Ein Airbnb-Willkommensbuch ist nicht besonders teuer, aber es ist ein Detail, das uns von anderen abhebt.