Erstellung eines digitalen Willkommenshefts für Ihre Gäste

Januar 2024

Vermieten Sie Ihre Ferienunterkunft mit Holidu

Warum ein Willkommensheft im digitalen Format erstellen?

Eine zugänglichere Verbreitung

Digitale Willkommenshefte lassen sich viel effizienter teilen als gedruckte Willkommenshefte, sei es per E-Mail oder auf der Website der Ferienunterkunft. Dies ermöglicht es Ihren zukünftigen Mietern, auf die Informationen zuzugreifen, sobald ihre Reservierung bestätigt ist. Sie können das Heft jederzeit und von überall aus einsehen, was die Vorbereitung ihres Aufenthalts erleichtert. Zudem können die Besucher sich auf die im Heft enthaltenen Informationen verlassen, ohne Ihnen mehrere E-Mails senden zu müssen, um Auskünfte zu erhalten.

Darüber hinaus ist das digitale Heft auf verschiedenen Geräten zugänglich, einschließlich Mobiltelefonen, Tablets und Computern. Dies garantiert eine einfache und praktische Nutzung für alle Kunden, sei es Urlauber oder Geschäftsreisende.

Eine verbesserte Kommunikation

Wenn Sie ein Ferienhaus auf einer Ferienunterkunfts-Website inserieren, verbessert ein digitales Willkommensheft die Kommunikation zwischen Ihnen und den Mietern erheblich. Dank dieses Hefts können sie sich mit den Hausregeln, den verfügbaren Einrichtungen und den lokalen Attraktionen bereits vor ihrer Ankunft vertraut machen. 

Zudem können Sie detaillierte Informationen darüber hinzufügen, wie man zur Unterkunft gelangt, einschließlich interaktiver Karten, GPS-Koordinaten, Optionen für öffentliche Verkehrsmittel und Empfehlungen für Taxis. Ein digitales Heft für ein Ferienhaus in einer abgelegenen Gegend ist besonders nützlich.

Ein ökologischer und wirtschaftlicher Beitrag

Die ökologische Bedeutung eines digitalen Hefts ist offensichtlich. Sie können die darin enthaltenen Informationen problemlos aktualisieren, ohne ein neues Heft in Papierform drucken zu müssen. So verschwenden Sie weniger Ressourcen und reduzieren den ökologischen Fußabdruck Ihrer Ferienunterkunft. Umweltbewusste Reisende schätzen diesen Ansatz besonders.

Darüber hinaus bereichert es die Erfahrung der Kunden und vermeidet Missverständnisse, indem es einen konstanten Support und aktuelle Informationen bietet. Sie reduzieren somit die mit dem Marketing verbundenen Kosten und erhöhen die Rentabilität Ihrer Ferienunterkunft.

Wie erstellt man ein digitales Willkommensheft aus einem gedruckten Willkommensheft?

Den Inhalt des gedruckten Hefts analysieren

Zunächst müssen Sie vor dem Übergang vom Papier- zum digitalen Format eine gründliche Untersuchung des Stils des gedruckten Hefts durchführen. Durch sorgfältiges Durchgehen des Hefts erhalten Sie einen Überblick über seine Struktur und seinen Inhalt. Notieren Sie die Kapitel und Abschnitte, um die Gesamtorganisation des Hefts beizubehalten. Heben Sie die Ideen hervor, die weiterentwickelt oder verbessert werden müssen.

Untersuchen Sie die Details, wie Typografie, Größe und Stil (fett, kursiv) der Schrift, usw. Identifizieren Sie schließlich die im Heft verwendeten Haupt- und Nebenfarben. 

Im nächsten Schritt müssen Sie den interaktiven Inhalt analysieren. Wenn das Heft z.B. URLs oder QR-Codes enthält, notieren Sie diese, um sie in das digitale Format zu integrieren und in klickbare Links umzuwandeln. Ebenso können interne Verweise (z.B. „siehe Seite 10“) in Hyperlinks umgewandelt werden. Erfassen Sie alle im Heft enthaltenen Bilder und Fotos, um sie im digitalen Format wiederzugeben oder zu ersetzen. 

Überprüfen Sie jede im gedruckten Willkommensheft bereitgestellte Information. Entfernen Sie veralteten Inhalt und aktualisieren Sie ihn. Überlegen Sie dann, welche interaktiven oder multimedialen Elemente Sie hinzufügen könnten, z.B.:

• Videos
• Fotografien
• Animationen
• Links zu externen Online-Ressourcen
• ein Gästebuch
• einen Instant-Messaging-Service

Eine Struktur erstellen

Nun, da alle Informationen des gedruckten Willkommenshefts gesammelt sind, ist es Zeit, das digitale Willkommensheft zu strukturieren. Erstellen Sie dazu eine Liste der zu erledigenden Aufgaben, indem Sie die wesentlichen Elemente und die Verbesserungen priorisieren. Strukturieren Sie das Heft um Elemente wie:

• Eine Einführung – eine Willkommensnachricht des Eigentümers der Ferienunterkunft und die Erklärung des Zwecks des vorliegenden Hefts.
• Informationen zur Ferienunterkunft – ihr Gründungsdatum, die Werte, auf denen sie basiert (umweltfreundlicher Tourismus, Familienunternehmen usw.), ihr Zweck (Förderung des lokalen Tourismus, Vermittlung einer Leidenschaft usw.).
• Praktische Informationen – Kontaktdaten des Eigentümers und des Hausmeisters, falls eine Hausmeistergesellschaft Ihr Haus betreut, der Grundriss des Hauses mit den verschiedenen Zugängen usw..
• Die Hausordnung – Regeln, die in der Ferienunterkunft zu beachten sind, zur elektronischen Unterschrift, eventuell mit einem auszufüllenden Übergabeprotokoll.
• Nützliche Kontakte – Liste der nahegelegenen Geschäfte mit ihren Kontaktdaten und Öffnungszeiten, Kontaktdaten des nächstgelegenen Arztes, Krankenhauses und der Apotheke usw..
• Anhänge – Links zu touristischen Sehenswürdigkeiten, Markttag, nahegelegene Restaurants usw.

Eine neue digitale Version erstellen

Um eine digitale Version Ihres Willkommenshefts zu erstellen, gibt es zwei Lösungen. Sie können die Seiten des gedruckten Willkommenshefts scannen, sie im PDF- oder Bildformat (JPEG, PNG) speichern und mit einer OCR-Software (optische Zeichenerkennung) in eine bearbeitbare Datei umwandeln. Nach der Korrektur eventueller Erkennungsfehler müssen Sie die erhaltenen Texte in Absätzen und Unterabschnitten (mit Titeln und Untertiteln) organisieren. Listen tragen ebenfalls zu einer deutlich markierten Strukturierung bei. 

Achten Sie darauf, dass alles für das digitale Lesen geeignet ist. Formulieren Sie Abschnitte, die es erfordern, neu und fügen Sie Hyperlinks hinzu, um die Navigation in Ihrem digitalen Heft zu erleichtern.

Die andere Vorgehensweise besteht darin, den gesamten Inhalt einfach neu zu schreiben und Bilder, Videos und alles hinzuzufügen, was Sie für notwendig halten, um Ihr digitales Willkommensheft zu erstellen. Diese Lösung ist interessant, wenn Sie keinen hochwertigen Scanner besitzen, die erforderliche Software für die Digitalisierung nicht beherrschen oder eine Überarbeitung des Hefts vornehmen möchten.

Gestalten Sie ein ansprechendes visuelles Erscheinungsbild

Unabhängig von Ihrer Wahl, nachdem die Texte digitalisiert oder neu geschrieben wurden, geht es weiter zur visuellen Gestaltung. Dafür stehen mehrere digitale Gestaltungstools zur Verfügung, in kostenpflichtigen oder kostenlosen Versionen (mit kostenpflichtigen Optionen), z.B.:

• Adobe InDesign
• Microsoft PowerPoint
• Google Slides
• Canva
• WordPress

Sie können dann das Layout Ihres digitalen Willkommenshefts erstellen und Elemente wie eingebettete Videos, Kontaktformulare, ein Gästebuch usw. hinzufügen. Sobald Ihr digitales Heft fertig ist, müssen Sie nur noch das Format (interaktives PDF, für mobile Anwendungen optimierte Website) auswählen und es online veröffentlichen. Wenn die Erstellung des digitalen Hefts für Ihre Ferienunterkunft Ihnen Angst macht, wissen Sie, dass Sie leicht kostenlose Vorlagen von Heften online finden können.

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