E-Mails für Gäste
E-Mails für Gäste: Beste Tipps und Beispiele
März 2025
Die Kommunikation mit Gästen läuft in der Regel über den E-Mail-Verkehr. Kein Wunder, gelten die digitalen Nachrichten doch als sicher, schnell und einfach. Die Balance zwischen Professionalität und einem nicht zu distanzierten Umgang zu finden, fällt jedoch nicht immer leicht. Ein höflicher, aber klarer Austausch nützlicher Informationen steht dabei im Fokus. Wenn Sie sich also schon immer gefragt haben, wie man Airbnb-Gäste kontaktiert, finden Sie im Verlauf des Textes passende Antworten sowie geeignete E-Mail-Vorlagen für Ihre Ferienwohnungen.
Grundlagen für den E-Mail-Verkehr
Im Verlauf des Artikels erhalten Sie einige passende Formulierungen, die sich sprachlich nicht nur als Airbnb-E-Mail-Beispiele eignen, sondern auch für andere Ferienvermietungswebsites nützlich sind. Möchten Sie Ihre eigenen E-Mails verfassen, sollten Sie einige Grundregeln für einen gelungenen Informationsaustausch beachten. Gäste, die E-Mails des Ferienwohnungsvermieters erhalten, erwarten üblicherweise eine Mindestanforderung sprachlicher Höflichkeiten.
Bleiben Sie immer freundlich
Gäste bewerten auf Ferienvermietungsportalen nicht nur die Unterkunft selbst, sondern auch die Gastgeber. Nicht nur vor Ort, sondern auch beim E-Mail-Verkehr ist Höflichkeit daher das oberste Gebot. Nur dann fühlen sich Ihre Gäste wirklich willkommen und können einen entspannten Urlaub genießen. Auch deshalb ist eine zu distanzierte Sprache eher hinderlich. Sprechen Sie Ihre Gäste immer mit Ihrem Namen an. Das hilft, den E-Mails eine persönliche Note zu geben.
Verwenden Sie eine klare Sprache
Schreiben Sie klar und verständlich, um Missverständnisse auszuschließen. Das gilt insbesondere für formelle Schreiben, also der Buchungsbestätigung oder bei den Check-ins.
Strukturieren Sie Ihre Nachrichten
Einen ähnlichen Effekt wie die Verwendung einer klaren Sprache hat die Strukturierung Ihrer E-Mails. Das beginnt bereits mit einer eindeutigen Betreffzeile. Schreiben Sie hier direkt, worum die E-Mail handelt. Ähnliches gilt für den Aufbau des Textes. Kurze Sätze der Höflichkeit sind vollkommen ausreichend. Zu lange Texte erschweren eher den Überblick. Teilen Sie den Text in klare Absätze ein und formatieren Sie ihn übersichtlich.
Die korrekte Ansprache
Bei der korrekten Ansprache scheiden sich die Geister. Während einige Gastgeber ausschließlich das förmlichere „Sie“ verwenden, bevorzugen andere wiederum, ihre Gäste mit „Du“ anzusprechen. Welche der beiden Varianten für Sie infrage kommt, hängt vornehmlich von zwei Sachverhalten ab. Einerseits müssen Sie sich mit der Ansprache wohlfühlen, andererseits kommt es auch auf die Zielgruppe an. Eine korrekte Ansprache gibt es nicht. Ebenso entscheidend ist es, ob Sie sich für einen formellen oder eher informellen Sprachstil entscheiden. Dabei muss nicht jede E-Mail ähnlich klingen. Während Buchungsbestätigungen oft einen eher formellen Charakter besitzen, können Sie spätere E-Mails auch persönlicher schreiben.
Buchungsbestätigungen schreiben
Auch weil Buchungsbestätigungen oft automatisiert abgeschickt werden und immanent förmlich sind, können Sie hier eine gewähltere Ausdrucksweise anstreben. Nutzen Sie am besten eine Vorlage, damit Sie die relevanten Informationen auf jeden Fall vollständig übermitteln. Dabei ist es irrelevant, welche Kommunikationskanäle Sie für Ihre Ferienwohnung verwenden. Die Anforderungen zum Beispiel für eine Airbnb-Akzeptanz-E-Mail sind dieselben wie für private Vermittlungen über Ihre Homepage.
Eine Beispiel-E-Mail des Gastgebers könnte folgendermaßen aussehen:
Sehr geehrte/r Frau/Herr XY,
Hallo Frau/Herr XY, [etwas persönlicher]
hiermit bestätigen wir Ihre Buchung und bedanken uns, dass Sie sich für uns entschieden haben. Wir wünschen Ihnen einen gelungenen und erholsamen Urlaub.
Ihre Buchungsdetails:
Reservierungsnummer
Adresse und Name der Ferienwohnung
An- und Abreisedaten mit Uhrzeit
Anzahl der Gäste
Kosten
Gebuchte Zusatzleistungen
Stornierungsbedingungen
Bitte überweisen Sie die Anzahlung in Höhe von [Preis] bis zum [Datum] auf folgendes Konto.
Kontoinhaber
IBAN
BIC
Die Restzahlung können Sie bis zu 14 Tage vor Ihrer Anreise überweisen.
Wenn Sie noch Fragen oder Änderungswünsche haben, melden Sie sich gerne per E-Mail oder rufen Sie uns unter der Telefonnummer [Nummer] an. Weitere Informationen zum Check-in senden wir Ihnen wenige Tage vor Ihrer Anreise per E-Mail zu.
Mit freundlichem Gruß
[Ihr Name]
Wie bereits erwähnt, haben Buchungsbestätigungen eher einen formellen Charakter. Das übergeordnete Ziel ist schließlich die Übermittlung von Informationen.
E-Mail mit Informationen zum Check-in
Wenige Tage vor dem Check-in sollten Sie Ihren Gästen über den Check-in informieren.
- Wo und wie findet die Schlüsselübergabe statt?
- Wo können Ihre Gäste parken?
- Wie finden Ihre Gäste die Ferienwohnung?
Auch bereits bekannte, aber für den Check-in wichtige Informationen können Sie darin noch einmal wiedergeben, etwa Adresse und An- und Abreisedaten. Im Anhang können Sie, falls vorhanden, eine digitale Gästemappe oder eine Hausordnung beifügen. Geben Sie außerdem Kontaktdaten an, über die Ihre Gäste Sie erreichen.
Nach dem Auschecken in Kontakt bleiben
Kundenbindung ist eine der wichtigsten Merkmale bei einer dauerhaft erfolgreichen Vermietung von Ferienwohnungen. Lassen Sie deshalb als Vermieter Ihren Gästen ein Dankesschreiben per E-Mail zukommen. Wichtig: Halten Sie sich kurz. Nach dem Urlaub liest sich kaum ein Gast freiwillig einen seitenlangen Abschiedsgruß durch. Bitten Sie außerdem um eine Bewertung. Am besten verlinken Sie gleich die entsprechende Seite dazu. Positive Kundenrezensionen wirken sich außerordentlich vorteilhaft auf Ihre Vermietung aus. Ein Dankesschreiben in Form einer Beispiel E-Mail des Gastgebers könnte wie folgt formuliert sein:
Betreff: Vielen Dank für Ihren Besuch
Sehr geehrte/r Frau/Herr XY,
Hallo Frau/Herr XY, [etwas persönlicher]
ich hoffe, Ihnen hat der Aufenthalt bei uns gefallen. Wir freuen uns, wenn Sie uns bald wieder besuchen kommen.
Wir würden uns über ein Feedback freuen. Den Link dazu finden Sie hier. [Link einfügen]
Eine gute Heimreise und hoffentlich bis bald.
Liebe Grüße
[Ihr Name]
Ein Dankesschreiben an Stammkunden dürfen Sie durchaus eine eigene Note verpassen und noch persönlicher schreiben.
Zusätzliche E-Mails, die Sie verschicken können
Die Buchungsbestätigung, die E-Mail kurz vor Check-in und das Dankesschreiben bzw. der Abschiedsgruß gehören zum guten Ton und sind für Vermieter einer Ferienwohnung mehr oder weniger Pflicht. Je nach Länge des Aufenthalts können Sie außerdem wenige Tage nach dem Check-in und kurz vor dem Check-out jeweils noch eine weitere E-Mail versenden.
In der E-Mail kurz nach dem Check-in erkundigen Sie sich nach dem Wohlbefinden Ihrer Gäste. Auch in dieser Willkommens-E-Mail für Ferienwohnungen können Sie Ihre Kontaktdaten hinterlegen. Einige Gäste sind zu höflich oder ängstlich, um sich zu beschweren. Insbesondere bei einem längeren Aufenthalt Ihrer Gäste ist eine solche E-Mail empfehlenswert.
Einige Vermieter versenden außerdem eine E-Mail kurz vor dem Check-out. Informieren Sie Ihre Gäste über die Schlüsselabgabe und allgemein über den Prozess des Auscheckens. Senden Sie die E-Mail am Nachmittag vor der letzten Übernachtung. Diese E-Mail ist ebenfalls nur bei längeren Aufenthalten empfehlenswert. Zu viele E-Mails des Ferienwohungsvermieters stoßen auf wenig Gegenliebe.
Stornierungsbestätigungen
Neben der Buchungsbestätigung gehören auch Stornierungsbestätigungen zu den förmlichen E-Mails. Daher kommt es vor allem auf einen informativen Schreibstil an. Dennoch sollten Sie darauf achten, weiterhin freundlich zu sein.
Wie viel persönliche Note verträgt eine E-Mail?
Während Sie bei der Buchungsbestätigung auf eine allzu persönliche Note verzichten sollten, dürfen Sie bei anderen E-Mails durchaus einen eigenen Stil einbringen. Dieser sollte allerdings zu Ihnen und der Ferienwohnung passen. Ein herzliches „Moin Moin“ zur Begrüßung in der „Check-in-E-Mail“, wenn Sie aus Hamburg kommen oder ein liebevolles „Servus“ als bayerisches Pendant sind persönlich und sympathisch. Zu viel des Guten wirkt allerdings aufgesetzt.