Gästemappe für die Ferienwohnung
Was in die perfekte Gästemappe gehört
Was tun Feriengäste zumeist als Erstes nach dem Einchecken in ein Feriendomizil? Sie schauen in die Gästemappe, um sich über Details zur Unterkunft und die Möglichkeiten in der Umgebung zu informieren.
Die Gästemappe oder auch Infomappe ist eines der nützlichsten Dinge, die Sie Ihren Gästen zur Verfügung stellen können. Mit einer schön aufbereiteten Gästemappe sorgen Sie als Gastgeber dafür, dass sich neue Urlaubsgäste in Ihrer Ferienunterkunft sofort wohlfühlen.
Doch welche Inhalte gehören in die Gästemappe und wie gestaltet man diese attraktiv und übersichtlich? Diese und weitere Fragen beantworten wir in diesem Artikel.
Was in der Gästemappe nicht fehlen darf
Damit die Infomappe nicht zu einem seitenlangen Wälzer mutiert, geht es vor allem darum: Ihren Feriengästen interessante, nützliche und praktische Informationen über Ihr Ferienobjekt und die Region zu vermitteln. Die Gästemappe sollte deshalb in einzelne, hilfreiche Abschnitte unterteilt sein. So bleibt die Mappe übersichtlich und die Informationen sind für Ihre Gäste blitzschnell zu finden.
Was in einer perfekten Gästemappe auf keinen Fall fehlen darf:
1. Ihre Gäste willkommen heißen
Nutzen Sie die Einleitung der Gästemappe, um Ihre Feriengäste zu begrüßen und sie in Ihrem Feriendomizil willkommen zu heißen. Besonders wenn Sie Ihre Gäste bei Ankunft nicht persönlich empfangen können, ist ein Willkommensgruß ein guter Weg, um dennoch einen persönlichen Bezug zu Ihren Feriengästen herzustellen.
2. Informationen zur Ferienunterkunft
Auch wenn Ihre Feriengäste schon oft den Urlaub in einer Ferienwohnung verbracht haben: Jede Unterkunft ist einmalig, hat andere Vorrichtungen und ist somit etwas ganz Neues für Ihre Gäste.
In diesem Abschnitt sollten Sie daher die Regeln und Besonderheiten Ihrer Unterkunft auflisten, die es zu beachten gibt. Dazu zählen vor allem die Hausordnung und Hausregeln, Mietrichtlinien sowie klare Anweisungen, wie gewisse Dinge in Ihrer Ferienunterkunft funktionieren.
- Sind in der Unterkunft bestimmte Regeln zu beachten?
- Gibt es in der Küche oder im Badezimmer etwas Spezielles zu bedenken?
- Wann und wo muss der Müll entsorgt werden und wo steht der nächste Altglas-Container?
- Sind Haustiere in der Unterkunft erlaubt?
- Ist das Rauchen in der Unterkunft erlaubt?
3. Nutzung von WLAN, Fernseher, Waschmaschine & Co.
Ein drahtloser Zugang zum Internet ist eines der wichtigsten Dinge für Feriengäste. Erklären Sie daher in Ihrer Gästemappe kurz und einfach, wie man sich mit dem WLAN Ihrer Unterkunft verbindet.
Erklären Sie zudem, wie der Fernseher und die Fernbedienung funktionieren. Dazu gehört auch eine Übersicht der verfügbaren Fernsehsender.
Weitere wichtige Informationen in diesem Abschnitt sind Anleitungen und Informationen zu:
- Zugangscodes
- Netflix-Verbindung
- Schließfachcodes
- Internetverbindung
- Heizung und Thermostaten
- Nutzung der Küchengeräte, Waschmaschine, Trockner …
- Nutzung von Grill, Kamin, Schwimmbad, Whirlpool, Sauna …
Haben Sie ferner in Ihrem Ferienobjekt „Smart Home“ Einrichtungen, sollten Sie auch dazu hilfreiche Informationen in der Gästemappe nennen – oder Ihren Gästen persönlich bei Ankunft eine Einweisung geben.
4. Restaurants, Bars und Einkaufsmöglichkeiten in der Umgebung
In der Regel versorgen sich die Gäste einer Ferienunterkunft selbst. Neben einer Übersicht über die Restaurants & Bars ist daher auch eine Liste mit Einkaufsmöglichkeiten in der Nähe hilfreich – z.B. Supermärkte, Bäcker, Bio-Läden, Lieferservices, Wochenmärkte oder Shopping-Center.
Wertvoll sind zudem Informationen darüber, wo sich die nächste Tankstelle, E-Ladestation oder Geldautomat befindet.
5. Aktivitäten & Freizeitideen
Manche Gäste informieren sich vor dem Urlaub, was sie in der Region unternehmen und entdecken möchten. Andere Gäste lassen alles auf sich zukommen und entscheiden spontan vor Ort, worauf sie Lust haben.
Doch vor allem Familien mit Kindern sind dankbar über nützliche Tipps – und als Vermieter oder Vermieterin kennen Sie Ihre eigene Region doch bestimmt bestens. Sie könnten z.B. eine Top-10-Liste mit Ihren persönlichen Lieblingsaktivitäten schreiben. Oder Sie erstellen einen kleinen Katalog mit den beliebtesten Wander- und Radwegen, Aussichtspunkten und Stränden in der Region Ihres Feriendomizils.
Nutzen Sie also diesen Abschnitt der Gästemappe für eine Übersicht mit Ideen für die Freizeit. Das können Tipps für einen Tagesausflug in benachbarte Städte sein, Sportmöglichkeiten, Tier- und Freizeitparks sowie andere geeignete Ausflugsziele für Kinder.
Vielleicht haben Sie auch ein paar Flyer oder Reiseführer, die Sie der Infomappe beilegen können. Und vielleicht kooperieren Sie sogar mit ein paar Unternehmen in der Umgebung, deren Freizeitangebote Sie Ihren Feriengästen anbieten können.
6. Besondere Events der Region
Ein Highlight für Urlaubsgäste sind besondere Events, die sich jährlich wiederholen – und manche Gäste reisen sogar extra dafür an. Sicherlich gibt es auch in der Region Ihrer Ferienunterkunft spezielle Veranstaltungen zu Festen oder Feiertagen. So können Sie Ihrer Ferienwohnung Gästemappe eine Art Eventkalender mit Informationen zu den beliebtesten Veranstaltungen hinzufügen.
7. Karte der Umgebung
Um Ihren Feriengästen eine grobe Orientierung vom Ort und der Umgebung zu geben, ist eine Übersichtskarte mit Ausschnitt der Region und Ihrer eingezeichneten Unterkunft hilfreich.
8. Telefonnummern & Kontakte für den Notfall
Feriengäste verfügen im Urlaub nicht über alle Ressourcen, die sie in der Regel zu Hause haben. Darum werden sich Gäste bei Ihnen besonders wohlfühlen, wenn sie wissen, dass Sie als Gastgeber an ihre Sicherheit denken.
An dieser Stelle der Gästemappe sollten Sie neben Ihren persönlichen Kontaktdaten auch eine Übersicht über wichtige Notfallnummern hinterlegen, wie z.B. für Apotheken, Ärzte und Krankenhäuser sowie Tierärzte, falls Ihre Feriengäste mit Haustier anreisen.
9. Öffentliche Verkehrsmittel
Helfen Sie Ihren Gästen, die Gegend zu erkunden. In diesem Abschnitt der Gästemappe können Sie Fahrpläne, Kontakte und andere nützliche Informationen bereitstellen, wie z.B.:
- Busstrecken und Fahrpläne
- Taxi und Shuttle-Services
- Autovermietungen
- Bahnhöfe und Flughäfen
- Umgebungs- und Stadtpläne
10. Ankunft & Abfahrt
Möchten Sie zukünftigen Feriengästen schon vor deren Ankunft Ihre Gästemappe als PDF-Datei per E-Mail zuschicken, fügen Sie bitte unbedingt Informationen zur Ankunft und Abfahrt bei. Dazu gehört Ihre vollständige Anschrift mit Koordinaten und eine Wegbeschreibung vom nächsten Bahnhof oder Flughafen.
Lassen Sie Ihre Urlaubsgäste ferner wissen, ob und wo Parkplätze zur Verfügung stehen, falls die Gäste mit dem Auto anreisen.
Des Weiteren sollten Sie auch die Zeiten für Ankunft und Abreise noch mal erwähnen. Erklären Sie zudem, wie die Schlüsselübergabe erfolgt und ob es bestimmte Regeln beim Einchecken und Auschecken gibt.
Auf den richtigen Ton kommt es an
Eine Gästemappe dient nicht nur dem Transport von Informationen, sondern löst auch Gefühle aus. Achten Sie deshalb bitte stets auf einen freundlichen Ton – das gilt vor allem im Bereich der Hausregeln. Vermeiden Sie darum unbedingt Wörter wie „sollen“, „müssen“ oder „verbieten“.
Optische Gestaltung der Gästemappe
Auch das Design der Gästemappe spielt eine wichtige Rolle und sollte stets zum Ambiente Ihrer Unterkunft passen.
Es bleibt Ihnen überlassen, ob Sie sich für eine gebundene Mappe oder einen Ordner entscheiden. Der Ordner hat den Vorteil, dass Sie einzelne Blätter schnell austauschen können. Edler hingegen wirkt jedoch die gebundene Mappe.
Doch ob Ordner oder Mappe: Der Zustand der Gästemappe ist entscheidend. Überprüfen Sie daher die Gästemappe regelmäßig und tauschen Sie abgenutzte und zerfledderte Seiten aus.
Fazit
Urlaubsgäste schätzen es, wenn sie vor Ort schnell und einfach Informationen zur Ferienunterkunft und über die Region vorfinden. Deshalb ist eine gut ausgestattete Gästemappe wahrscheinlich eines der nützlichsten Dinge, die Sie Ihren Gästen zur Verfügung stellen können.
Neben dem Inhalt der Gästemappe spielt auch das Design und die Ansprache eine entscheidende Rolle.
Wichtig ist vor allem: Die Informationen in der Gästemappe übersichtlich in verschiedene Abschnitte zu ordnen. Durch ein Inhaltsverzeichnis nach dem Deckblatt oder entsprechende Abschnittsmarkierungen können Ihre Gäste die einzelnen Inhalte schneller finden.
Zu empfehlen sind ein paar zusätzliche Leerseiten als Abschluss der Gästemappe. Darauf können Ihre Gäste Lob, Kritik, Wünsche und Anregungen hinterlassen. Mit diesen wertvollen Informationen können Sie Ihr Feriendomizil weiter verbessern und somit die Zufriedenheit Ihrer Urlaubsgäste steigern. Dadurch erhalten Sie mehr positive Bewertungen, wodurch auch die Auslastung Ihrer Unterkunft steigt.