FAQs - Check-in-Funktion für Gäste

Was ist die Online-Check-in-Funktion, die Holidu anbietet?

Die Check-in-Funktion ermöglicht es Gastgebern, ihre Unterkunft mit der lokalen Behörde ihrer Wahl online zu verbinden. Sobald eine Verbindung hergestellt ist, überträgt Holidu die Daten der Gäste automatisch an die Behörden, nachdem das Check-in-Formular (oder auch Kontaktformular) für die Gäste online ausgefüllt wurde.

Warum bietet Holidu online eine Check-in-Funktion an?

In den meisten Ländern ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass Gastgeber ihre Gäste bei den örtlichen Behörden anmelden müssen. Bei diesem Prozess müssen die Gastgeber in der Regel über veraltete Webschnittstellen zahlreiche Daten über ihre Gäste manuell eingeben, z. B. Namen, Geburtsdaten, Ausweisnummern, etc. 

Um das Einchecken sowohl für Gastgeber als auch für Gäste zu vereinfachen und zu beschleunigen, hat Holidu eine Lösung entwickelt, die es den Gästen ermöglicht, schnell ein Online-Formular für das Einchecken auszufüllen, das dann automatisch an die richtige Polizeidienststelle oder lokale Behörde gesendet wird.

Warum ist diese Lösung sowohl für mich als auch für die Gäste besser und schneller?

Zum einen müssen die Gäste den Gastgebern weder ihren Ausweis noch ihren Pass vorlegen und auch kein Check-in-Formular von Hand ausfüllen. Sie können das Check-in-Formular einfach online selbst ausfüllen. Das Check-in-Formular bietet auch eine „Scan“-Lösung, mit der die Gäste das Formular schnell ausfüllen können, indem sie ihre Dokumente mit ihrem Laptop, Tablet oder Telefon einscannen.

Auf der anderen Seite müssen die Gastgeber keine Dokumente von den Gästen anfordern und diese nicht an die örtlichen Behörden schicken. Das Formular und die Dokumente werden am Tag des Check-ins automatisch an die Behörden gesendet.

Kann ich die Behörde auswählen, an die mein Objekt angeschlossen werden soll?

Ja, der Gastgeber kann seine Unterkunft direkt mit der Gemeinde seiner Wahl verbinden.

In der untenstehenden Tabelle finden Sie die verfügbaren Behördenstellen nach Ländern sortiert:

• Spainien
  
  • Policía Nacional
  • Guardía Civil
  • Mossos d'Esquadra
  • Ertzaintza
  • SES.HOSPEDAJES
• Italien (soon)
  • Italian State Police
  • Istats
• Portugal
  • Foreigners and Borders Service (SEF/SIBA)
• Deutschland
  • AVS

Wie kann ich meine Unterkunft mit einer Behörde verbinden?

Wenn Sie die mobile App verwenden, stellen Sie bitte sicher, dass Sie die neueste Version der App haben.

1. Gehen Sie in Ihrem Account auf „Konto“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Konfigurieren", die sich im Abschnitt „Online-Gastregistrierung“ befindet.

2. Hier sehen Sie eine Liste Ihrer Unterkünfte. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Konfigurieren“ neben der Unterkunft, die Sie mit der Polizei oder Behörde verbinden möchten.

3. Füllen Sie das Formular aus, klicken Sie auf „Automatische Übermittlung an die Polizei aktivieren“, wählen Sie die Behörde/Polizeidienststelle aus, mit der Sie Ihre Unterkunft verbinden möchten, fügen Sie Ihre Anmeldedaten hinzu und klicken Sie auf „Aktivieren“.

4. Nach der Aktivierung klicken Sie am Ende des Formulars auf „Änderung speichern“.

5. Wenn keine Fehlermeldung erscheint, bedeutet dies, dass Ihre Unterkunft nun mit der von Ihnen gewählten lokalen Behörde verbunden ist.

6. Sie können das Formular dann schließen und sehen, dass die Verbindung mit der Polizei/Behörde Ihrer Wahl aktiv ist.

Gibt Holidu neben den Daten der Gäste auch Daten der Gastgeber an die Behörden weiter?

Holidu sendet nur die Daten der Gäste an die lokalen Behörden. Mit der Check-in-Funktion sendet Holidu keine Informationen online über Ihre Einnahmen an die Behörden.

Kann ich das Check-in-Formular für meine Gäste ausfüllen?

Ja, wenn Sie das Formular für Ihre Gäste ausfüllen möchten, können Sie das gerne tun. Sie finden den Link für das Check-in-Formular Ihrer Gäste in den Buchungsdetails (unter „Kontaktformular für Gäste“):

Wann wird das Formular an die Behörden übermittelt?

Um 23.00 Uhr am Tag des Eincheckens. Bitte vergewissern Sie sich, dass die Daten der Gäste vor diesem Zeitpunkt vollständig sind.

Bei Problemen wenden Sie sich bitte an unseren Kundensupport.

Können Mitarbeiter meine Unterkunft mit den Behörden verbinden und die Kontaktdaten für Gäste ausfüllen?

Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf die Online-Check-in-Funktion in Ihrem Kontobereich. Daher können Sie Ihre Online-Check-in-Verbindung zu einer lokalen Behörde weder aktivieren noch ändern.

Im Bereich „Buchungen“ von Holidu haben sie jedoch Zugriff auf das Online-Anmeldeformular, das die Gäste ausfüllen müssen. Daher können Ihre Mitarbeiter das Online-Check-in-Formular für Ihre Gäste ausfüllen, wenn sie dies wünschen.

Wie kann ich mein Gästebuch herunterladen?

1. Gehen Sie zur Online-Check-in-Funktion.

2. Klicken Sie neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch wünschen, auf „Details“.

3. Klicken Sie im oberen Bereich des sich öffnenden Pop-ups unter dem Namen Ihrer Immobilie auf den Reiter „Dokumente“.

4. Klicken Sie auf „Gästebuch erstellen“ und folgen Sie den Anweisungen.

Gilt diese Funktion für alle Buchungen oder nur für Buchungen über Holidu?

Die Funktion ist für alle Buchungen, unabhängig davon auf welcher Plattform die Gäste ihre Buchung vorgenommen haben, verfügbar. Für manuelle Buchungen, manuelle Sperren sowie externe Buchungen, die über iCal oder anderweitig synchronisiert werden, steht die Funktion nicht zur Verfügung.

Werde ich Zugang zu den Gästedaten haben?

Wir zeigen unseren Gastgebern nur die Namen und das Alter der Gäste an, nicht aber deren Dokumentennummern, etc.

Was passiert, wenn die Gäste die Daten nicht angeben?

Sie als Gastgeber können die Gästedaten jederzeit manuell hinzufügen.  Wenn eine Buchung als anstehender Check-in auf dem Startbildschirm angezeigt wird, können Sie bei jeder Buchung deutlich sehen, ob die Gäste die Daten angegeben haben. Der Status der Gästedaten wird auch auf der Detailseite für jede Buchung angezeigt.

 

Bekomme ich eine Benachrichtigung, dass die Gäste die Daten korrekt eingegeben haben?

Wir senden keine Benachrichtigung, dass der Gast die Daten eingegeben hat. Wenn die Buchung jedoch im Bereich „Check-ins & Check-outs“ auf dem Startbildschirm angezeigt wird, können Sie bei jeder Buchung deutlich sehen, ob die Gäste die Daten angegeben haben.

Muss ich die Gäste bei ihrer Ankunft nach zusätzlichen Daten fragen?

Wenn die Gäste das Online-Formular vor ihrer Ankunft ausgefüllt haben, brauchen Sie keine zusätzlichen Daten einzugeben.

Was passiert, wenn die Gäste die Daten registrieren, dann aber die Buchung stornieren?

Wenn die Gäste stornieren, werden die Daten nicht an die Polizeibehörde gemeldet.

Was passiert, wenn die Buchung geändert wird, nachdem die Gäste die Daten eingegeben haben?

Wenn zusätzliche Gäste zur Buchung hinzugefügt wurden, werden ihre Daten als „nicht angegeben“ angezeigt.

Wie funktioniert das bei Last-Minute-Buchungen?

Bei Last-Minute-Buchungen senden wir den Gästen den Link, über den sie ihre Daten selbst eingeben können. Auf der Startseite sehen Sie bei jeder Buchung, auch bei Last-Minute-Buchungen, unter dem Bereich „Check-ins & Check-outs“, ob die Gäste alle Pflichtangaben gemacht haben oder ob etwas fehlt.

Was passiert mit Buchungen, die vor der Verknüpfung meines Kontos mit den Behörden getätigt wurden, deren Eincheck-Datum aber in der Zukunft liegt?

• Wenn die Gäste unser Standard-Check-in-Formular nicht ausgefüllt haben, das wir ihnen gleich nach der Buchung zugeschickt haben, schicken wir ihnen einige Tage vor dem Check-in eine Erinnerungsnachricht mit dem neuen Link.
• Wenn die Gäste unser Standard-Check-in-Formular ausgefüllt haben, das wir ihnen direkt nach der Buchung geschickt haben, senden wir ihnen keinen Link zum Online-Formular. Für diese Buchungen können Sie die Gästedaten manuell eingeben, indem Sie die Buchungsdetailseite öffnen und dann dem Link zum Kontaktformular folgen. Sie können auf dem Startbildschirm im Bereich „Check-ins & Check-outs“ für jede Buchung sehen, ob die Gästedaten vollständig sind oder ob Sie fehlende Daten anfordern müssen.

Wann wird der Gast benachrichtigt, dass er die Daten angeben muss? Erhalten sie eine Erinnerung?

Die Gäste werden direkt nach der Buchung benachrichtigt. Wir senden ihnen einen Link zum Kontaktformular per E-Mail oder über den Nachrichtendienst des Portals. Wenn er das Formular 5 Tage vor seiner Ankunft nicht ausgefüllt hat, schicken wir ihm eine weitere Erinnerung.

Was passiert, wenn der Gast die Daten einträgt, aber ein Feld nicht korrekt ist?

Falls Sie ein Problem mit den vom Gast angegebenen Daten feststellen, wenden Sie sich bitte an unseren Kundendienst.